Die richtige Digital Signage Software wählen: Wichtige Funktionen für 2025

Suchst du nach der besten Digital Signage Software, um deine Bildschirme zu steuern?

Digital Signage Software läuft auf deinem Computer und ermöglicht dir, deine digitalen Displays aus der Ferne zu verwalten, mit Gästen zu kommunizieren und deine Produkte zu bewerben.

Über ein zentrales Dashboard kannst du Inhalte planen, erstellen und veröffentlichen – von jedem Gerät und von überall aus.

Da der Markt für Digital Signage immer größer wird, ist es wichtig zu wissen, worauf du bei der Auswahl achten solltest.

Dein Ziel: Schöne Bildschirme gestalten, die Umsatz bringen und deinen Betrieb reibungslos am Laufen halten.

Dieser Guide hilft dir, die beste Digital Signage Software zu finden.

Los geht’s!

Die 8 wichtigsten Funktionen der besten Digital Signage Software

Bei der Auswahl einer Digital Signage Plattform solltest du auf ein paar entscheidende Dinge achten.

Mit dieser Checkliste sparst du Zeit, schützt deine Marke und stärkst das Vertrauen deiner Gäste.

Einfaches Content Management

Einer der ersten Schritte beim Einrichten eines neuen Digital Signage Systems ist das Erstellen von ansprechenden Inhalten für deine Zielgruppe.

Ein Content Management System ermöglicht dir, alles, was auf deinen Bildschirmen läuft, zentral hochzuladen, zu organisieren und zu bearbeiten.

Das ist super wichtig, um einen einheitlichen Markenauftritt zu sichern, mehr Aufmerksamkeit zu bekommen und das Gästeerlebnis zu verbessern.

Zum Beispiel: Geht dir in deinem Restaurant eine Zutat aus, kannst du sie einfach per Handy von allen Bildschirmen entfernen, bevor der nächste Gast bestellt.

Worauf du achten solltest:

• Software, mit der du Inhalte in unter 30 Sekunden vom Handy, Tablet oder Laptop bearbeiten und veröffentlichen kannst.
• Drag & Drop, um Bilder, Videos oder Slides ohne Technikkenntnisse zu bearbeiten.
• Zentrale Mediathek, in der du alles (Menüs, Werbung, Logos) an einem Ort speicherst und eine Live-Vorschau siehst, bevor du veröffentlichst.
• Eine benutzerfreundliche Oberfläche, die die Einarbeitungszeit verkürzt und alle gängigen Dateiformate unterstützt, damit du dich nie mit Formaten herumärgern musst.

Automatisierte Inhaltsplanung

Nachdem du Inhalte, Layouts und Playlists vorbereitet hast, geht es ans Planen.

Du willst für jeden Bildschirm genau festlegen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten was läuft – statt jeden Morgen alles manuell hochzuladen.

Gerade bei vielen Bildschirmen kann das Planen schnell aufwendig werden.

Worauf du achten solltest:

Mit fortschrittlichen Planungsfunktionen kannst du Wochen im Voraus festlegen, wann und wo Inhalte erscheinen, Ein- und Ausschaltzeiten setzen und sogar Download-Zeiten bestimmen, damit deine Bildschirme nachts oder bei wenig Betrieb aktualisiert werden.

So kannst du zum Beispiel automatisch zwischen Frühstücks- und Mittagsmenü umschalten, pünktliche Aktionen starten und Fehler vermeiden.

Schnittstellen zu anderen Tools

Um deinen Alltag zu erleichtern, solltest du Inhalte direkt in der App erstellen und Medien aus anderen Quellen einbinden können.

Wähle eine Digital Signage Software, die sich einfach mit Drittanbieter-Apps und Plattformen verbinden lässt – das ist entscheidend für erfolgreiche Kampagnen und deinen ROI.

Worauf du achten solltest:

Software, die sich problemlos mit deinen bestehenden Systemen verbindet, damit deine digitalen Anzeigen automatisch mit Live-Daten aktualisiert werden.

Zum Beispiel:

• Kassenintegration (POS)
• Lagerbestand-Synchronisierung
• Social Media Feeds
• Kalender
• Wetterdienste
• CRM Dashboards

Diese Schnittstellen sparen dir manuelle Arbeit und halten deine Inhalte immer aktuell – ganz ohne Extraaufwand.

Beispiel: Deine Menütafeln passen sich automatisch an, wenn sich Preise im Kassensystem ändern oder ein Gericht ausverkauft ist.

Fernüberwachung

Einer der größten Vorteile von cloudbasierter Digital Signage ist die Fernsteuerung.

Vergiss das ständige Austauschen von Plakaten oder Menüs, wenn sich Preise ändern.

Mit einem Webbrowser kannst du Inhalte verwalten, spontan anpassen und in Echtzeit auf mehreren Bildschirmen oder Standorten aktualisieren.

Außerdem siehst du sofort, wie es deinen Bildschirmen in verschiedenen Regionen geht und kannst jeden Player aus der Ferne steuern.

Worauf du achten solltest:

• Geräte-Überwachung, um zu sehen, welche Player offline sind und wie viel Speicherplatz sie nutzen.
• Automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder Dashboard, damit du Probleme behebst, bevor Gäste einen leeren Bildschirm sehen.
• Proof-of-Play-Berichte, um zu sehen, wann und wo Inhalte abgespielt wurden.
• Netzwerküberwachung, um Fehler zu beheben, ohne vor Ort zu sein.
• Bildschirm-Gruppierung, um Änderungen auf einmal durchzuführen.
• Zeitzonen für Mediaplayer einstellen.
• Automatische Software-Updates.

Benutzerrechte und Rollen

Wenn in deinem Betrieb mehrere Teams Zugriff auf das System brauchen, solltest du die Rechtevergabe komplett steuern können – für reibungslose Abläufe und weniger Fehler.

Worauf du achten solltest:

Mit rollenbasierten Rechten sieht jeder nur das, was er braucht.

Zum Beispiel kann der Restaurantbesitzer festlegen, wer Menüs, Preise oder Zeitpläne bearbeiten darf – je nach Rolle im Team.

Servicekräfte dürfen vielleicht nur Tagesangebote ändern, während Manager Preise und Zeiten anpassen können. Praktisch ist auch, wenn nachvollziehbar ist, wer wann was geändert hat (Audit-Log).

So verhinderst du, dass ein neuer Mitarbeiter versehentlich das ganze Menü löscht.

Offline-Funktion

Internet-Ausfälle passieren. Deine Bildschirme sollten in wichtigen Momenten nicht einfach schwarz werden oder Fehler anzeigen.

Digital Signage Software mit Offline-Wiedergabe sorgt dafür, dass deine Bildschirme auch ohne Internet weiterlaufen.

Worauf du achten solltest:

Software, die Inhalte lokal auf dem Gerät speichert – wie ein eingebautes Backup – und sich automatisch synchronisiert, sobald das WLAN wieder da ist.

Beispiel: Deine Menütafeln zeigen auch bei Internetausfall weiter das Menü an und aktualisieren die Preise, sobald die Verbindung wieder steht.

Auswertungen und Berichte

Du willst wissen, was wirklich funktioniert – nicht nur, dass Leute auf den Bildschirm schauen.

Mit Auswertungen siehst du, wie oft Inhalte abgespielt werden, wie lange Gäste auf den Bildschirm schauen, bevor sie bestellen, und sogar, wie viele Gutscheine oder QR-Codes genutzt werden.

Worauf du achten solltest:

Dashboards, die Verweildauer, Reichweite, Zielgruppen und Conversion-Raten messen, damit du erkennst, welche Botschaften am meisten Aufmerksamkeit bringen und zu mehr Umsatz führen.

Sicherheit

Sicherheit sollte bei deiner Recherche nach Digital Signage Software ganz oben stehen.

Ohne guten Schutz könnten Hacker deine Preise ändern, unpassende Inhalte anzeigen oder Kundendaten stehlen.

Stelle sicher, dass deine Softwarelösung unbefugten Zugriff verhindert.

Worauf du achten solltest:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Benutzerrechteverwaltung
• Datenverschlüsselung und Wiederherstellung
• Schwachstellen-Scans
• ISO-Zertifizierung

Fazit

Die beste Digital Signage Software sollte dir das Leben leichter machen – und nicht für tägliche Kopfschmerzen sorgen.

Setze auf Software, die diese Funktionen vereint, ohne unnötig kompliziert zu sein.

Teste kostenlose Versionen, um zu sehen, ob alles auch in deinen Stoßzeiten reibungslos läuft.

Kann ein Anbieter das nicht beweisen, such weiter.