Cómo Elegir el Mejor Software de Cartelería Digital: Funciones Clave para 2025

¿Estás buscando el mejor software de cartelería digital para gestionar tus pantallas?

El software de cartelería digital se instala en tu ordenador y te permite operar tus pantallas digitales a distancia, conectar con tus clientes y promocionar tus productos.

Desde un solo panel de control, puedes planificar, crear y publicar contenido para que aparezca en las pantallas, usando cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

Sin embargo, a medida que crece el mercado de la cartelería digital, es importante saber qué buscar al elegir una solución.

Tu objetivo es crear pantallas atractivas y convertirlas en fuentes de ingresos que mantengan tu negocio funcionando sin problemas.

Esta guía te ayudará a elegir el mejor software de cartelería digital.

Vamos allá.

Las 8 Funciones Más Importantes del Mejor Software de Cartelería Digital

Al elegir una plataforma de cartelería digital, hay algunos factores esenciales que debes considerar.

Usa esta lista de funciones para ahorrar tiempo, proteger tu marca y aumentar la confianza de tus clientes.

Gestión Fácil de Contenidos

Uno de los primeros pasos al montar un sistema de cartelería digital es crear material atractivo para tu público objetivo.

Un sistema de gestión de contenidos te permite subir, organizar y modificar lo que se muestra en tus pantallas desde un solo panel.

Esto es clave para mantener una imagen de marca coherente, aumentar la interacción y mejorar la experiencia del cliente.

Por ejemplo, si en tu restaurante se acaba un ingrediente, puedes quitarlo de todas las pantallas desde tu móvil antes de que el siguiente cliente haga su pedido.

Qué buscar:

• Software que te permita editar y publicar contenido desde tu móvil, tablet o portátil en menos de 30 segundos.
• Función de arrastrar y soltar para editar imágenes, videos o diapositivas fácilmente, sin conocimientos técnicos.
• Biblioteca centralizada donde puedas guardar todo el contenido (menús, anuncios, logos) en un solo lugar para acceder rápido y ver una vista previa antes de publicar.
• Una interfaz fácil de usar que reduzca el tiempo de aprendizaje y sea compatible con todos los formatos populares, para que nunca tengas que preocuparte por los archivos.

Programación Automática de Contenidos

Después de preparar el contenido, los diseños y las listas de reproducción, el siguiente paso es programar el contenido.

Quieres establecer días, horarios y patrones de repetición exactos para cada pantalla, en vez de subir archivos manualmente cada mañana.

Configurar los horarios tú mismo puede llevar mucho tiempo si tienes muchas pantallas en tu red.

Qué buscar:

Opciones avanzadas de programación que te permitan planificar con anticipación cuándo y dónde aparece el contenido, fijar horarios de encendido/apagado e incluso definir ventanas de descarga para actualizar tus pantallas en horas de poco tráfico.

Así puedes cambiar automáticamente entre el menú de desayuno y el de comida al mismo tiempo, asegurando promociones puntuales y minimizando errores humanos.

Integraciones con Otras Herramientas

Para simplificar la operación, también necesitarás crear contenido en la app y traer medios o contenido existente de fuentes externas.

Elegir un software de cartelería digital que facilite la conexión con apps y plataformas de terceros será clave para el éxito de tus campañas y el retorno de inversión.

Qué buscar:

Elige un software que se conecte fácilmente con tus sistemas actuales para que tus pantallas digitales se actualicen automáticamente con datos en tiempo real.

Por ejemplo:

• Integración con tu TPV
• Sincronización de inventario
• Feeds de redes sociales
• Calendarios
• Servicios de clima
• Paneles de CRM

Estas integraciones ahorran trabajo manual y mantienen el contenido relevante sin pasos extra.

Por ejemplo, sincroniza automáticamente tu cartelería digital con tu TPV para actualizar los menús cuando cambian los precios o se agotan productos.

Monitoreo Remoto

Una de las mayores ventajas de la cartelería digital en la nube es la gestión remota.

Olvídate de cambiar carteles o menús a mano cada vez que cambias los precios.

Con solo un navegador web, puedes gestionar y cambiar el contenido, hacer ajustes de última hora y actualizar en tiempo real varias pantallas o ubicaciones.

Aún mejor, puedes ver al instante el estado de tus pantallas en diferentes zonas horarias o regiones y controlar cualquier reproductor de cartelería digital a distancia.

Qué buscar:

• Gestión del estado de los dispositivos para ver qué reproductores están desconectados y cuánto almacenamiento usan.
• Alertas automáticas por email o en el panel para que puedas solucionar problemas antes de que tus clientes vean una pantalla en blanco.
• Informes de reproducción para saber cuándo y dónde se mostró el contenido.
• Monitoreo de red para resolver problemas sin estar en el sitio.
• Agrupación de pantallas para aplicar cambios de una sola vez.
• Configuración de zonas horarias en los reproductores.
• Actualizaciones automáticas del software.

Permisos y Roles de Usuario

Si tu negocio necesita que varios equipos accedan al sistema de cartelería digital,

necesitarás control total sobre los niveles de autorización de usuario para garantizar un flujo de trabajo fluido y evitar errores.

Qué buscar:

Los controles por roles permiten que cada miembro del equipo vea solo las herramientas que necesita.

Por ejemplo, el dueño del restaurante puede decidir quién puede editar menús, precios u horarios según el rol del personal.

El rol de camarero solo puede cambiar los especiales del día, mientras que el gerente puede editar precios y horarios. Es un plus si el sistema registra quién hizo cada cambio y cuándo (registro de auditoría).

Así evitarás accidentes como que un nuevo empleado borre todo tu menú por error.

Funcionalidad Sin Conexión

A veces se va el internet. Tus pantallas no deberían quedarse en blanco ni mostrar errores en un momento clave.

El software de cartelería digital que permite reproducción sin conexión asegura que tus pantallas sigan funcionando aunque se caiga el internet.

Qué buscar:

Software que guarde el contenido localmente en el dispositivo de la pantalla, como una copia de seguridad interna, y se sincronice automáticamente cuando vuelva el Wi-Fi.

Por ejemplo, las pantallas de tu restaurante siguen mostrando el menú durante una caída y actualizan los precios cuando se reconectan.

Analítica e Informes

Necesitas saber qué funciona, no solo que la gente mira la pantalla.

La analítica puede mostrarte cuántas veces se reproduce cada contenido, cuánto tiempo miran los clientes la pantalla antes de pedir, e incluso métricas de conversión como escaneos de cupones o clics en códigos QR.

Qué buscar:

Busca paneles que midan tiempo de visualización, impresiones, datos demográficos de la audiencia y tasas de conversión, para ver qué mensajes atraen más y generan ventas.

Seguridad

Una de tus prioridades al investigar software de cartelería digital debe ser la seguridad.

Sin buena seguridad, alguien podría cambiar los precios de tu menú, mostrar contenido inapropiado o robar datos de tus clientes.

Asegúrate de que tu software evite que usuarios no autorizados accedan a tu sistema.

Qué buscar:

• Autenticación en dos pasos
• Autorización de acceso de usuarios
• Encriptación y recuperación de datos
• Escaneo de vulnerabilidades
• Certificación ISO

Palabras Finales

El mejor software de cartelería digital debe hacerte la vida más fácil, no darte dolores de cabeza todos los días.

Prioriza un software que combine todas estas funciones sin complicaciones innecesarias.

Prueba las versiones gratuitas para ver si el software funciona sin fallos en tus horas más ocupadas.

Si un proveedor no puede demostrar que su herramienta lo hace, sigue buscando.