Gründer-Guide für Deutschland
Was du wirklich brauchst, was die Ämter kosten und was dein Bundesland verlangt. Am Beispiel eines kleinen Cafés in Köln, mit Links zu den offiziellen Stellen und einer Checkliste zum Ausdrucken.
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Kurz gesagt
Die gute Nachricht zuerst: Für ein Café ohne Alkohol brauchst du in keinem Bundesland eine Gaststättenerlaubnis. Ein paar Dinge brauchst du aber immer, andere nur in bestimmten Fällen.
Gaststättenrecht ist Ländersache
Ob und wie du dein Café bei der Gaststättenbehörde meldest, regelt nicht der Bund, sondern dein Bundesland. Manche Länder wenden das Gaststättengesetz des Bundes an, andere haben eigene Gesetze. Am Ende gibt es vier Wege.
Ohne Alkohol brauchst du in keinem Bundesland eine Gaststättenerlaubnis. Was sich unterscheidet: ob du dein Café zusätzlich anzeigen musst und wie früh.
Ohne Alkohol reicht die Gewerbeanmeldung. Schenkst du Alkohol aus, brauchst du vorher eine Gaststättenerlaubnis. Dafür besuchst du eine Unterrichtung bei der IHK, ein paar Stunden zu Lebensmittelrecht, Hygiene und Jugendschutz. Bremen hat ein eigenes Gesetz: Auch dort gibt es die Erlaubnis nur für Alkohol, geprüft wird vor allem, ob du zuverlässig bist.
Eine Gaststättenerlaubnis gibt es hier nicht mehr. Du zeigst dein Café spätestens vier Wochen vor dem Start bei der Gemeinde an, in manchen Ländern direkt mit der Gewerbeanmeldung, und gibst dabei an, ob du Alkohol ausschenkst. Mit Alkohol prüft die Behörde zum Beispiel in Niedersachsen und Sachsen zusätzlich, ob du zuverlässig bist, mit Führungszeugnis und Registerauszügen.
Seit 2012 braucht in Hessen kein Café mehr eine Erlaubnis. Ohne Alkohol reicht die Gewerbeanmeldung. Mit Alkohol zeigst du das an und reichst spätestens sechs Wochen vor dem Start Unterlagen ein, damit die Behörde deine Zuverlässigkeit prüfen kann.
Seit 1. Januar 2026 zeigst du jedes Café an, mit oder ohne Alkohol, und zwar mindestens sechs Wochen vor dem Start, zusammen mit der Gewerbeanmeldung bei der Gemeinde. Dazu legst du den Unterrichtungsnachweis einer IHK aus Baden-Württemberg vor (höchstens sechs Stunden Unterricht). Ausnahmen gibt es für bestimmte Berufsabschlüsse.
„Schanklizenz“ und „Konzession“ sind Alltagswörter für die Gaststättenerlaubnis. Gemeint ist die Erlaubnis, Alkohol auszuschenken.
Jeder Ländername führt zur offiziellen Stelle oder zum Gesetz. Frag im Zweifel bei deiner Stadt oder Gemeinde nach: Sie nimmt deine Gewerbeanmeldung entgegen und weiß, was bei dir dazukommt.
Das Beispiel Köln
So sieht der Weg für Café Lina aus: ein kleines Café in Köln mit Kaffee, Kuchen und einem Glas Sekt zum Frühstück. Nordrhein-Westfalen wendet das Gaststättengesetz des Bundes an. Schenkst du keinen Alkohol aus, fallen die Schritte mit „nur mit Alkohol“ weg.
6 bis 3 Monate vorher
Bank und Arbeitsagentur wollen sehen, dass sich dein Café trägt: Schreib einen Businessplan. Einen Förderkredit beantragst du, bevor du mit dem Vorhaben beginnst.
Frag den Vermieter nach der Baugenehmigung. War dort vorher kein Café, brauchst du in Köln eine Baugenehmigung für die neue Nutzung, auch ohne Umbau. Den Antrag stellst du online im Bauportal.NRW.
10 bis 8 Wochen vorher
Ein paar Stunden Unterricht, unter anderem zu Lebensmittelrecht, Hygiene und Jugendschutz. Ohne diese Bescheinigung gibt es keine Gaststättenerlaubnis. Mit einer Ausbildung als Koch oder Restaurantfachkraft brauchst du sie nicht.
Du brauchst unter anderem Grundriss, Mietvertrag, Baugenehmigung, Führungszeugnis, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister und Bescheinigungen von Finanzamt und Stadtkasse. Die Stadt rechnet mit vier bis acht Wochen. Für eine vorläufige Erlaubnis reicht zunächst die Anmeldebestätigung der IHK. Ohne Erlaubnis Alkohol auszuschenken kann bis zu 5.000 Euro Bußgeld kosten.
4 Wochen vorher
Online im Wirtschafts-Service-Portal.NRW. Den Gewerbeschein bekommst du sofort als PDF.
Pflicht für jeden Lebensmittelbetrieb, bevor er startet. Frag dabei ruhig nach, was die Kontrolle bei Küche, Spüle und Kühlung erwartet.
Dafür brauchst du eine Sondernutzungserlaubnis. Sie gilt nur auf Zeit, frag nach, wann du sie verlängern musst. In der Regel müssen zwei Meter Gehweg frei bleiben.
3 bis 1 Wochen vorher
Für dich und jede Person, die mit Lebensmitteln arbeitet. Am ersten Arbeitstag darf die Bescheinigung höchstens drei Monate alt sein. In Köln geht das vor Ort oder online.
Wer leicht verderbliche Lebensmittel verarbeitet, braucht nachweisbares Hygienewissen. Lege Reinigungsplan und Temperaturliste an, bevor der erste Gast kommt.
Nutzt du eine elektronische Kasse, braucht sie eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (TSE), und du bietest jedem Gast einen Beleg an. Innerhalb eines Monats nach dem Kauf meldest du die Kasse dem Finanzamt.
Eröffnungswoche
Neben dem Eingang hängt ein Preisverzeichnis mit den wichtigsten Speisen und Getränken. Am Tisch liegt die Karte aus, oder du gibst sie jedem Gast vor der Bestellung. Kuchen in der Vitrine bekommt ein Preisschild.
Die 14 Hauptallergene stehen in der Karte oder auf einem Schild. Oder dein Team gibt mündlich Auskunft: Dann brauchst du eine schriftliche Liste und einen gut sichtbaren Hinweis darauf.
Ein aktueller Auszug aus dem Jugendschutzgesetz hängt gut sichtbar im Gastraum.
Erster Monat nach dem Start
Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung schickst du über ELSTER, spätestens einen Monat nach dem Start. Besser vorher, dann hast du deine Steuernummer rechtzeitig.
Für die Unfallversicherung im Gastgewerbe ist die BGN zuständig. Du musst dich in der ersten Woche melden. Hast du dein Gewerbe in dieser Woche angemeldet, gilt das schon als Meldung.
Sobald du jemanden einstellst: Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit, Belehrung für alle, die mit Lebensmitteln arbeiten (danach frischst du sie alle zwei Jahre selbst auf), und mindestens 13,90 Euro pro Stunde, ab 2027 14,60 Euro.
Der Rundfunkbeitrag gilt pro Betriebsstätte: Mit bis zu acht Beschäftigten zahlst du ein Drittel, 6,12 Euro im Monat. Läuft im Café Musik, brauchst du eine Lizenz der GEMA.
Was es kostet
Die Ämter sind selten der große Brocken. Für Café Lina in Köln kommen diese Gebühren zusammen:
Gebühren der Stadt Köln und der IHK Köln, Stand Oktober 2026, in Euro. In anderen Städten sind die Beträge anders: In Berlin kostet die Unterrichtung zum Beispiel 100 Euro.
Miete, Umbau und Ausstattung hängen so stark von Lage, Größe und Zustand der Räume ab, dass jede Pauschalzahl in die Irre führt. Hol Angebote ein und trag sie in diese Liste ein. Sie ist auch Teil der Checkliste zum Ausdrucken.
| Posten | Geplant | Tatsächlich |
|---|---|---|
| Kaution und erste Mieten | ||
| Umbau und Baugenehmigung | ||
| Küche, Spüle und Kühlung | ||
| Siebträger, Mühle, Wasserfilter | ||
| Möbel, Licht und Deko | ||
| Kasse mit TSE | ||
| Geschirr und erste Ware | ||
| Versicherungen und Beratung | ||
| Werbung und Eröffnung | ||
| Reserve für die ersten Monate | ||
| Summe |
Für Speisen im Café gelten seit 2026 dauerhaft 7 % Mehrwertsteuer, für Getränke weiter 19 %. Mit unserer Preiskalkulation Gastronomie rechnest du aus Wareneinsatz und Steuer deinen Kartenpreis aus.
Quereinstieg
Geht das? Ja. Für ein Café verlangt das Gesetz keine Ausbildung und keinen Meisterbrief, ein Gewerbe darf in Deutschland grundsätzlich jeder betreiben. Nachweisen musst du die Belehrung und dein Hygienewissen, mit Alkohol (und in Baden-Württemberg immer) eine IHK-Unterrichtung. Diese drei Dinge lernst du am besten vor dem ersten Tag:
Kühlschranktemperaturen notieren, Reinigung planen, Eigenkontrollen belegen. Fang mit einer Reinigungsplan Vorlage und einer Temperaturliste an.
Für jedes Gericht musst du wissen, welche der 14 Hauptallergene drin sind. Mit einer Allergenliste Vorlage schreibst du alles einmal sauber auf.
Wenige Gerichte, die du sicher kannst, sind leichter zu führen als eine lange Karte. Mit der Speisekarte Vorlage siehst du schnell, wie deine aussieht.
Tipp aus der Praxis: Arbeite vorher ein paar Wochen in einem Café mit, und nutze die Gründungsberatung deiner IHK.
Der erste Tag
Ein paar Pflichten hängen nicht im Büro, sondern im Café selbst. So sieht das bei Café Lina aus:
Mehr dazu: Preisaushang in der Gastronomie
Zum Ausdrucken: Preisschilder Vorlage
Mehr dazu: Allergene auf der Speisekarte
So geht's: QR-Code-Speisekarte
Auch Zusatzstoffe gehören dazu: Enthält ein Gericht zum Beispiel Farbstoff oder Konservierungsstoff, steht das in der Karte („mit Farbstoff“) oder auf einem Aushang im Café.
Ehrlich gesagt: momoscreen ist kein Gründungsservice und keine Rechtsberatung. Wir helfen dir bei Speisekarte, Preisen und QR-Codes. Die Wege zu den Ämtern gehst du selbst, mit dieser Seite als Plan.
Zum Ausdrucken
Alle Schritte dieser Seite als Liste zum Abhaken. Trag den Namen deines Cafés und den Eröffnungstag ein, dann druckst du sie aus oder speicherst sie als PDF. Seite 2 endet mit deiner Kostenliste.
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Wir haben jeden Schritt in Gesetzen und auf den Seiten der zuständigen Stellen nachgelesen. Hier sind sie alle.
Keine Rechtsberatung
Diese Seite erklärt die Regeln in einfachen Worten und ersetzt keine Beratung. Gebühren und Abläufe ändern sich, und deine Stadt kann mehr verlangen. Prüf deinen Fall bei der Stadt, der IHK oder einer Steuerberatung.
Rechtsstand: Oktober 2026
Nur wenn du Alkohol ausschenkst, und auch dann nicht überall. „Schanklizenz“ meint die Gaststättenerlaubnis. In acht Ländern brauchst du sie für Alkohol, in Hessen, Baden-Württemberg und sechs weiteren Ländern reicht eine Anzeige. Ohne Alkohol brauchst du nirgends eine Erlaubnis.
Bei den Ämtern wenig: In Köln kosten Gewerbeanmeldung und Belehrung zusammen 51 Euro, mit Alkohol kommen die IHK-Unterrichtung (85 Euro) und die Gebühr für die Erlaubnis dazu. Teuer sind Miete, Umbau und Ausstattung. Die hängen so stark von deinen Räumen ab, dass du sie mit eigenen Angeboten in der Kostenliste rechnen solltest.
Ja. Eine Ausbildung oder ein Meisterbrief ist für ein Café nicht vorgeschrieben. Nachweisen musst du die Belehrung beim Gesundheitsamt und Hygienewissen, mit Alkohol (in Baden-Württemberg immer) eine Unterrichtung bei der IHK. Ein paar Wochen Mitarbeit in einem anderen Café helfen trotzdem sehr.
Das heißt heute Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz. Du brauchst sie, bevor du zum ersten Mal mit Lebensmitteln arbeitest, und die Bescheinigung darf dann höchstens drei Monate alt sein. Das gilt für dich und für alle im Team, die mit Lebensmitteln arbeiten.
Ohne Alkohol bist du in vielen Ländern mit Gewerbeanmeldung, Registrierung und Belehrung in wenigen Wochen fertig. In Ländern mit Anzeige gilt eine Frist von vier Wochen (Baden-Württemberg: sechs). Für eine Gaststättenerlaubnis rechnet Köln mit vier bis acht Wochen. Am längsten dauert oft die Baugenehmigung, wenn die Räume vorher kein Café waren.
Nutzt du eine elektronische Kasse, braucht sie eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (TSE), du bietest jedem Gast einen Beleg an, und du meldest die Kasse innerhalb eines Monats nach dem Kauf beim Finanzamt.
Nein. Diese Seite beschreibt die Regeln in Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Gesetze und Ämter.
Von momoscreen (JetCoders GmbH, Wien)Aktualisiert:
Mit momoscreen pflegst du Gerichte, Preise und Allergene an einer Stelle. Dein QR-Menü ist automatisch aktuell, und auf dem Bildschirm zeigst du die Gerichte, die du dort anhakst.
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