momoscreen
Inizia gratis
Menu

Guida

Evitare i no show al ristorante – 8 consigli semplici

Un cliente prenota e non si presenta. Il tavolo resta vuoto, anche se avresti potuto darlo a qualcun altro. Con poche regole semplici succede meno spesso. Ecco 8 consigli per bar, caffetterie e piccoli ristoranti.

Inizia gratis

Quasi tutti i consigli non costano nulla.

In breve

Evitare i no show: gli 8 consigli

Quasi tutti i consigli ti costano solo qualche minuto. Rendono facile per i clienti venire – o disdire in tempo.

  • Conferma ogni prenotazione per iscritto.
  • Fai confermare ai clienti i loro contatti.
  • Ricorda la prenotazione ai gruppi grandi il giorno prima.
  • Rendi facile la disdetta, anche di notte.
  • Di' chiaramente quanto tempo tieni il tavolo.
  • Lascia liberi un paio di tavoli per chi passa senza prenotare.
  • Tieni una breve lista d'attesa.
  • Con chi spesso non si presenta: regole chiare.

Cos'è un no show?

Nella ristorazione si chiama così quando un cliente prenota e poi non si presenta, senza disdire. Una disdetta, anche all'ultimo momento, non è un no show: lo sai e puoi dare il tavolo a qualcun altro.

Motivi

Perché i clienti non si presentano

Dietro un no show raramente c'è cattiveria. Di solito è una dimenticanza o pigrizia.

Alcuni clienti prenotano settimane prima e non ricordano più l'appuntamento. Altri cambiano programma e trovano scomodo disdire: il telefono è occupato, oppure è notte fonda.

A volte qualcosa è andato storto. Il cliente ha capito un altro orario, oppure il suo numero è stato annotato male. E c'è chi prenota in più locali per sicurezza e poi va solo in uno.

Per quasi ognuno di questi motivi c'è una soluzione semplice. La tabella mostra quale.

Motivo e cosa aiuta

  • Dimenticanza

    Cosa aiuta
    Conferma scritta con appuntamento per il calendario, per i gruppi grandi una telefonata il giorno prima

  • Cambio di programma, disdire è scomodo

    Cosa aiuta
    Disdetta con un link o via email, a qualsiasi ora

  • Orario capito male

    Cosa aiuta
    Confermare per iscritto data, ora e persone

  • Contatti sbagliati

    Cosa aiuta
    Far confermare numero di telefono ed email

  • Prenotato in più locali

    Cosa aiuta
    Dire con gentilezza che tieni il tavolo libero per lui

Conferma

La conferma della prenotazione

Quello che il cliente ha per iscritto lo dimentica meno spesso. E tu sai di poterlo raggiungere.

  1. Conferma per iscritto

    Manda a ogni cliente una breve conferma con data, ora, persone e il tuo indirizzo. Meglio ancora con un appuntamento per il calendario, che salva con un tocco. Così chiarisci anche i malintesi: chi ha capito “alle 21” invece di “alle 20” se ne accorge subito.

  2. Fai confermare i contatti

    Chiedi numero di telefono ed email. Al telefono li ripeti entrambi. Online fai confermare al cliente la sua email con un clic. Così sai che i dati sono giusti e che puoi raggiungerlo se serve.

  3. Ricorda la prenotazione ai gruppi grandi

    Basta una breve telefonata o un messaggio WhatsApp il giorno prima: “Vi aspettiamo domani alle 20, in otto.” Per i tavoli piccoli di solito non serve. Ma con un gruppo grande un tavolo vuoto costa caro.

ConsiglioSe i clienti prenotano settimane prima, una telefonata il giorno prima conviene ancora di più. Così l'appuntamento resta in mente.

Disdetta

Rendi facile la disdetta

Un cliente che disdice non è un problema. Un cliente che semplicemente non viene, sì.

Chi può disdire in fretta disdice, invece di non presentarsi. Per questo dai ai tuoi clienti un modo semplice: un link nella conferma, un indirizzo email o un numero con segreteria. Meglio un modo che funzioni anche di notte e nel tuo giorno di chiusura.

Scrivi nella conferma una frase breve come “Cambio di programma? Basta disdire, ci fa piacere saperlo.” Così il cliente capisce che disdire va bene.

E ringrazia per ogni disdetta, anche all'ultimo momento. Chi deve giustificarsi per una disdetta, la prossima volta forse non avvisa.

Una disdetta è un'occasione

Se un cliente disdice, il tavolo torna libero. Puoi darlo a qualcuno della lista d'attesa o a chi passa senza prenotare.

Orari chiari

Di' chiaramente quanto tempo tieni il tavolo

I clienti rispettano di più le regole che conoscono prima.

  • Quanto tempo tieni il tavolo se un cliente arriva in ritardo? Per esempio 15 minuti.
  • Dai lo stesso tavolo due volte nella stessa sera? Allora di' fino a che ora è prenotato, per esempio fino alle 21:30.
  • Scrivi entrambe le cose nella conferma, non solo in piccolo sul tuo sito.
  • Resta gentile: “Vi chiediamo di essere puntuali, teniamo il tavolo 15 minuti” suona meglio di una minaccia.
  • Chiama se dopo 10 minuti il cliente non è ancora arrivato. Spesso è già per strada.
ConsiglioSe un cliente non viene e non risponde, libera pure il tavolo dopo il tempo concordato. È proprio per questo che l'hai detto.

Piano B

Se un tavolo resta comunque libero

I no show non si possono mai evitare del tutto. Con un piano B, però, il tavolo non resta vuoto a lungo.

  1. Un paio di tavoli per chi passa

    Non prenotare tutto. Uno o due tavoli liberi accolgono chi passa senza prenotare. E ti salvano quando una prenotazione resta più a lungo del previsto.

  2. Una breve lista d'attesa

    Se una sera è tutto pieno, annota i clienti che verrebbero volentieri lo stesso: nome, persone, numero di telefono. Se qualcuno disdice o non viene, chiami i prossimi.

E l'overbooking?

Alcuni locali accettano più prenotazioni dei tavoli che hanno e contano sulle assenze. È rischioso: se arrivano tutti, devi mandare via clienti che avevano prenotato. Per un piccolo locale di solito la lista d'attesa è la soluzione migliore.

Regole

Prenotazioni non onorate più volte: caparra e altro

Può capitare a tutti una volta. Ma se un cliente non si presenta di continuo, servono regole chiare.

La prossima volta parlane con gentilezza. Chiedigli per esempio di confermare la prenotazione per telefono il giorno prima. Molti capiscono subito.

Alcuni ristoranti chiedono una caparra per i gruppi grandi, nei giorni festivi o per serate speciali, oppure concordano una penale per la mancata presentazione. Se vuoi farlo: dillo chiaramente ai tuoi clienti prima che prenotino, non dopo. Scrivi anche quando riavranno i soldi se disdicono in tempo.

Per la maggior parte dei bar e dei piccoli ristoranti bastano però i consigli qui sopra. Una caparra scoraggia anche i clienti che sarebbero venuti di sicuro.

Una questione legale

Se e come puoi chiedere una caparra o una penale in Italia è una questione legale. Nel dubbio chiedi alla tua associazione di categoria o a un legale prima di introdurre regole del genere.

Con momoscreen

Meno no show con momoscreen

Con momoscreen gli ospiti prenotano direttamente dal tuo menu QR. Conferma, appuntamento per il calendario e link per disdire sono già inclusi.

  1. Nel menu QR: “Prenota un tavolo”

    Gli ospiti confermano la loro email

    L'ospite sceglie giorno, ora e persone e inserisce nome, telefono ed email. Poi riceve un'email “Manca solo un clic”. Solo quando tocca “Conferma la richiesta” la richiesta arriva a te. Così spam e indirizzi email sbagliati restano fuori.

  2. Nell'app: “Prenotazioni”

    Confermi tu – con le tue regole

    Tocca “Conferma” sulla richiesta. Scegli il testo pronto “Sia puntuale – teniamo il tavolo 15 min” o scrivi due righe tue, per esempio fino a che ora è prenotato il tavolo. Poi “Conferma e invia”.

    ConsiglioL'ospite riceve la conferma nella sua lingua, con il tuo indirizzo e un appuntamento da salvare nel calendario.

  3. Nella conferma dell'ospite

    Disdetta con un link

    Sotto “Cambio di programma?” c'è il pulsante “Annulla la prenotazione”. L'ospite disdice con due tocchi, fino all'orario prenotato. Dopo non è più possibile online, e la pagina gli mostra il tuo numero di telefono, se l'hai inserito.

  4. Nell'app: la campanella

    Vedi la disdetta nell'app

    La campanella mostra per esempio “Chiara M. ha disdetto il tavolo”. Finché momoscreen è aperto, compare anche un breve messaggio. Il tavolo non conta più tra gli “ospiti attesi”.

    ConsiglioPer le disdette non ricevi email. Tieni aperto momoscreen, per esempio su un tablet al bancone.

  5. Nell'app: “Aggiungi prenotazione”

    Riassegna il tavolo libero

    Se qualcuno chiama o c'è qualcuno in lista d'attesa, lo inserisci tu. Con l'indirizzo email e “Invia la conferma all'ospite” anche lui riceve la conferma con l'appuntamento per il calendario e il link per disdire.

Buono a sapersi

  • Gli ospiti possono prenotare solo negli orari di apertura, a intervalli di 15 minuti. Con l'impostazione “Ultima prenotazione” decidi fino a quanto prima della chiusura.
  • Un tavolo è prenotato solo quando lo confermi tu. Lo dice anche l'email all'ospite.
  • Telefono ed email dell'ospite li trovi in ogni prenotazione sotto “Contatto”. Così chiami in fretta i gruppi grandi il giorno prima.
  • momoscreen non manda promemoria prima dell'appuntamento e non gestisce caparre o penali.
  • Le prenotazioni non costano nulla: nessun abbonamento, nessun costo per ospite.

Domande

Domande frequenti

Le domande che in tanti si fanno quando un tavolo è rimasto di nuovo vuoto.

Cos'è un no show al ristorante?

Un cliente prenota un tavolo e non si presenta, senza disdire. Il tavolo resta vuoto, e avresti potuto darlo a qualcun altro. Una disdetta, anche all'ultimo momento, non è un no show.

Come chiedo la conferma della prenotazione?

Al telefono ripeti data, ora, persone e il numero del cliente. Online fai confermare al cliente la sua email con un clic. Poi gli mandi una conferma scritta, meglio con un appuntamento per il calendario. Con i gruppi grandi aiuta anche una telefonata il giorno prima.

Per quanto tempo tengo libero un tavolo prenotato?

Lo decidi tu. L'importante è che il cliente lo sappia prima, per esempio “Teniamo il tavolo 15 minuti”. Se non viene e non risponde, dopo liberi il tavolo.

Posso chiedere una caparra o una penale?

È una questione legale e dipende dal paese e dall'accordo con il cliente. Nel dubbio chiedi alla tua associazione di categoria o a un legale. Se introduci qualcosa del genere, dillo comunque chiaramente ai tuoi clienti prima.

Cosa faccio con le prenotazioni non onorate dello stesso cliente?

Parlagli con gentilezza e chiedigli di confermare la prossima prenotazione per telefono il giorno prima. Se non viene lo stesso, puoi anche rifiutare con gentilezza la sua prossima richiesta.

La prenotazione online aiuta contro i no show?

Può aiutare: i clienti ricevono tutto per iscritto, hanno l'appuntamento nel calendario e possono disdire con un link, anche di notte. E un indirizzo email scritto male si nota prima che la richiesta arrivi a te.

Continua a leggere

Da leggere anche

Meno tavoli vuoti. Gratis.

Registrati gratis, inserisci orari e menu, attiva le prenotazioni. Conferma, appuntamento per il calendario e link per disdire sono già inclusi.

Inizia gratis

Nessun abbonamento, nessun costo per ospite.