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Ratgeber

No-Shows im Restaurant vermeiden – 8 einfache Tipps

Ein Gast reserviert und kommt nicht. Der Tisch bleibt leer, obwohl du ihn hättest vergeben können. Mit ein paar einfachen Regeln passiert das seltener. Hier sind 8 Tipps für Cafés, Bars und kleine Restaurants.

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Die meisten Tipps kosten nichts.

Kurz gesagt

No-Shows vermeiden: die 8 Tipps

Die meisten Tipps kosten dich nichts außer ein paar Minuten. Sie machen es Gästen leicht, zu kommen – oder rechtzeitig abzusagen.

  • Bestätige jede Reservierung schriftlich.
  • Lass Gäste ihre Kontaktdaten bestätigen.
  • Erinnere große Gruppen am Vortag.
  • Mach das Absagen leicht, auch nachts.
  • Sag klar, wie lange du den Tisch hältst.
  • Lass ein paar Tische für spontane Gäste frei.
  • Führ eine kurze Warteliste.
  • Bei Gästen, die öfter nicht kommen: klare Regeln.

Was ist ein No-Show?

So heißt es in der Gastronomie, wenn ein Gast reserviert und dann nicht kommt, ohne abzusagen. Eine Absage, auch eine kurzfristige, ist kein No-Show: Du weißt Bescheid und kannst den Tisch neu vergeben.

Gründe

Warum Gäste nicht kommen

Hinter einem No-Show steckt selten böse Absicht. Meist ist es Vergessen oder Bequemlichkeit.

Manche Gäste reservieren Wochen im Voraus und haben den Termin nicht mehr im Kopf. Andere ändern ihre Pläne und finden Absagen zu mühsam: Das Telefon ist besetzt, oder es ist mitten in der Nacht.

Manchmal ist auch etwas schiefgelaufen. Der Gast hat eine andere Uhrzeit verstanden, oder seine Telefonnummer ist falsch notiert. Und es gibt Gäste, die zur Sicherheit in mehreren Lokalen reservieren und dann nur in eines gehen.

Für fast jeden dieser Gründe gibt es eine einfache Lösung. Die Tabelle zeigt, welche.

Grund und was hilft

  • Vergessen

    Was hilft
    Schriftliche Bestätigung mit Kalendereintrag, bei großen Gruppen ein Anruf am Vortag

  • Pläne geändert, Absagen zu mühsam

    Was hilft
    Absagen per Link oder E-Mail, rund um die Uhr

  • Falsche Uhrzeit verstanden

    Was hilft
    Datum, Uhrzeit und Personen schriftlich bestätigen

  • Falsche Kontaktdaten

    Was hilft
    Telefonnummer und E-Mail bestätigen lassen

  • In mehreren Lokalen reserviert

    Was hilft
    Freundlich sagen, dass du den Tisch für ihn freihältst

Bestätigen

Reservierung bestätigen lassen

Was schriftlich vor dem Gast liegt, vergisst er seltener. Und du weißt, dass du ihn erreichen kannst.

  1. Schriftlich bestätigen

    Schick jedem Gast eine kurze Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Personen und deiner Adresse. Am besten mit einem Kalendereintrag, den er mit einem Tipp speichert. Das klärt auch Missverständnisse: Wer „19 Uhr“ statt „17 Uhr“ verstanden hat, merkt es sofort.

  2. Kontaktdaten bestätigen lassen

    Frag nach Telefonnummer und E-Mail. Am Telefon wiederholst du beides kurz. Online lässt du den Gast seine E-Mail mit einem Klick bestätigen. So weißt du, dass die Daten stimmen und du ihn erreichst, wenn etwas ist.

  3. Große Gruppen am Vortag erinnern

    Ein kurzer Anruf oder eine Nachricht am Vortag reicht: „Wir freuen uns auf Sie morgen um 19 Uhr, zu acht.“ Bei kleinen Tischen ist das meist nicht nötig. Bei einer großen Gruppe ist ein leerer Tisch aber teuer.

TippReservieren Gäste schon Wochen im Voraus, lohnt sich ein Anruf am Vortag besonders. So bleibt der Termin im Kopf.

Absagen

Mach das Absagen leicht

Ein Gast, der absagt, ist kein Problem. Ein Gast, der einfach nicht kommt, schon.

Wer schnell absagen kann, sagt eher ab, als einfach wegzubleiben. Gib deinen Gästen deshalb einen einfachen Weg: einen Link in der Bestätigung, eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer mit Anrufbeantworter. Am besten einen Weg, der auch nachts und an deinem Ruhetag funktioniert.

Schreib in die Bestätigung einen kurzen Satz wie „Pläne geändert? Sagen Sie einfach kurz ab.“ Das zeigt: Absagen ist erwünscht.

Und bedank dich für jede Absage, auch für eine kurzfristige. Wer sich für eine Absage rechtfertigen muss, lässt es beim nächsten Mal vielleicht.

Eine Absage ist eine Chance

Sagt ein Gast ab, hast du den Tisch wieder. Du kannst ihn an jemanden auf der Warteliste geben oder an Gäste, die spontan vorbeikommen.

Klare Zeiten

Sag klar, wie lange du den Tisch hältst

Gäste halten sich eher an Regeln, die sie vorher kennen.

  • Wie lange hältst du den Tisch, wenn ein Gast später kommt? Zum Beispiel 15 Minuten.
  • Vergibst du den Tisch am selben Abend zweimal? Dann sag, bis wann er reserviert ist, zum Beispiel bis 20 Uhr.
  • Schreib beides in die Bestätigung, nicht nur ins Kleingedruckte auf deiner Website.
  • Bleib freundlich: „Bitte seien Sie pünktlich, wir halten Ihren Tisch 15 Minuten“ klingt besser als eine Drohung.
  • Ruf an, wenn ein Gast nach 10 Minuten noch nicht da ist. Oft ist er schon unterwegs.
TippKommt ein Gast nicht und ist nicht erreichbar, gib den Tisch nach der vereinbarten Zeit ruhig frei. Genau dafür hast du sie ja genannt.

Plan B

Wenn doch ein Tisch frei bleibt

Ganz verhindern lassen sich No-Shows nie. Mit einem Plan B bleibt der Tisch aber nicht lange leer.

  1. Ein paar Tische für spontane Gäste

    Reservier nicht alles. Ein, zwei freie Tische fangen Laufkundschaft auf. Und sie retten dich, wenn eine Reservierung länger bleibt als geplant.

  2. Eine kurze Warteliste

    Ist ein Abend ausgebucht, notier dir Gäste, die trotzdem gern kommen würden: Name, Personen, Telefonnummer. Sagt jemand ab oder kommt nicht, rufst du die Nächsten an.

Und Überbuchen?

Manche Lokale nehmen mehr Reservierungen an, als sie Tische haben, und rechnen mit Ausfällen. Das ist riskant: Kommen doch alle, musst du Gäste mit Reservierung wegschicken. Für ein kleines Lokal ist eine Warteliste meist die bessere Lösung.

Regeln

Gäste, die öfter nicht kommen: Anzahlung und Co.

Einmal kann das jedem passieren. Kommt ein Gast aber immer wieder nicht, brauchst du klare Regeln.

Sprich den Gast beim nächsten Mal freundlich an. Bitte ihn zum Beispiel, seine Reservierung am Vortag telefonisch zu bestätigen. Viele verstehen das sofort.

Manche Restaurants verlangen bei großen Gruppen, an Feiertagen oder für besondere Abende eine Anzahlung oder vereinbaren eine Ausfallgebühr. Wenn du das machen willst: Sag es deinen Gästen klar, bevor sie reservieren, und nicht erst hinterher. Schreib auch dazu, wann sie das Geld zurückbekommen, wenn sie rechtzeitig absagen.

Für die meisten Cafés und kleinen Restaurants reichen aber die Tipps oben. Eine Anzahlung schreckt auch Gäste ab, die ganz sicher gekommen wären.

Eine rechtliche Frage

Ob und wie du eine Anzahlung oder Ausfallgebühr verlangen darfst, ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz eine rechtliche Frage. Frag im Zweifel deinen Branchenverband oder eine Rechtsberatung, bevor du solche Regeln einführst.

Mit momoscreen

Weniger No-Shows mit momoscreen

Mit momoscreen reservieren Gäste direkt in deinem QR-Menü. Bestätigung, Kalendereintrag und Absage-Link sind schon eingebaut.

  1. Im QR-Menü: „Tisch reservieren“

    Gäste bestätigen ihre E-Mail

    Der Gast wählt Tag, Uhrzeit und Personen und gibt Name, Telefonnummer und E-Mail an. Dann bekommt er eine E-Mail „Nur noch ein Klick“. Erst wenn er dort auf „Anfrage bestätigen“ tippt, landet die Anfrage bei dir. Spam und falsche E-Mail-Adressen bleiben so draußen.

  2. In der App: „Reservierungen“

    Du bestätigst – mit deinen Regeln

    Tippe bei der Anfrage auf „Bestätigen“. Wähl den Textbaustein „Bitte pünktlich – Tisch wird 15 Min gehalten“ oder schreib selbst ein paar Zeilen, zum Beispiel bis wann der Tisch reserviert ist. Dann „Bestätigen & senden“.

    TippDer Gast bekommt die Bestätigung in seiner Sprache, mit deiner Adresse und einem Kalendereintrag zum Speichern.

  3. In der Bestätigung des Gastes

    Absagen per Link

    Unter „Pläne geändert?“ steht der Knopf „Reservierung stornieren“. Der Gast sagt mit zwei Tipps ab, bis zur reservierten Uhrzeit. Danach geht es online nicht mehr, und die Seite zeigt ihm deine Telefonnummer, wenn du eine eingetragen hast.

  4. In der App: die Glocke

    Du siehst die Absage in der App

    Die Glocke zeigt zum Beispiel „Maria K. hat den Tisch abgesagt“. Solange momoscreen offen ist, kommt zusätzlich eine kurze Meldung. Der Tisch zählt bei „Gäste erwartet“ nicht mehr mit.

    TippFür Absagen bekommst du keine E-Mail. Lass momoscreen offen, zum Beispiel auf einem Tablet an der Theke.

  5. In der App: „Reservierung eintragen“

    Freien Tisch neu vergeben

    Ruft jemand an oder steht jemand von der Warteliste bereit, trägst du ihn selbst ein. Mit E-Mail-Adresse und „Bestätigung an den Gast senden“ bekommt auch er die Bestätigung mit Kalendereintrag und Link zum Stornieren.

Gut zu wissen

  • Gäste können nur zu deinen Öffnungszeiten reservieren, in 15-Minuten-Schritten. Mit der Einstellung „Letzte Reservierung“ legst du fest, wie lange vor Schluss noch.
  • Ein Tisch ist erst reserviert, wenn du zusagst. Das steht auch in der E-Mail an den Gast.
  • Telefonnummer und E-Mail des Gastes findest du bei jeder Reservierung unter „Kontakt“. Große Gruppen rufst du so am Vortag schnell an.
  • momoscreen schickt keine Erinnerung vor dem Termin und kennt keine Anzahlung oder Ausfallgebühr.
  • Reservierungen kosten nichts: kein Abo, keine Gebühr pro Gast.

Fragen

Kurz beantwortet

Das fragen sich viele, wenn wieder ein Tisch leer geblieben ist.

Was ist ein No-Show in der Gastronomie?

Ein Gast reserviert einen Tisch und kommt nicht, ohne abzusagen. Der Tisch bleibt leer, und du hättest ihn vergeben können. Eine Absage, auch eine kurzfristige, ist kein No-Show.

Wie lasse ich eine Reservierung bestätigen?

Am Telefon wiederholst du Datum, Uhrzeit, Personen und die Telefonnummer des Gastes. Online lässt du den Gast seine E-Mail mit einem Klick bestätigen. Danach bekommt er von dir eine schriftliche Bestätigung, am besten mit Kalendereintrag. Bei großen Gruppen hilft zusätzlich ein Anruf am Vortag.

Wie lange halte ich einen reservierten Tisch frei?

Das entscheidest du. Wichtig ist, dass der Gast es vorher weiß, zum Beispiel „Wir halten Ihren Tisch 15 Minuten“. Kommt er nicht und ist nicht erreichbar, gibst du den Tisch danach frei.

Darf ich eine Anzahlung oder Ausfallgebühr verlangen?

Das ist eine rechtliche Frage und hängt vom Land und von deiner Vereinbarung mit dem Gast ab. Frag im Zweifel deinen Branchenverband oder eine Rechtsberatung. Wenn du so etwas einführst, sag es deinen Gästen auf jeden Fall vorher klar.

Was tun, wenn ein Gast immer wieder nicht kommt?

Sprich ihn freundlich an und bitte ihn, seine nächste Reservierung am Vortag telefonisch zu bestätigen. Kommt er trotzdem nicht, kannst du seine nächste Anfrage auch freundlich ablehnen.

Hilft eine Online-Reservierung gegen No-Shows?

Sie kann helfen: Gäste bekommen alles schriftlich, haben den Termin im Kalender und können per Link absagen, auch nachts. Und eine falsch getippte E-Mail-Adresse fällt auf, bevor die Anfrage bei dir landet.

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